artikel ini saya tulis untuk berbagi kepada siapapun yang sedang bersiap untuk pergi ke negara belanda. Entah untuk sekolah, bekerja atau apapun. Pengurusan Legalisir di DepKumHAM dilayani di Bagian Direktorat Jendral Administrasi Hukum Umum (Ditjen AHU). Linknya http://ditjenahu.kemenkumham.go.id/component/k2/item/87-prosedur-penyelesaian-legalisasi namun informasi yang diberikan di situ tidak jelas hehehe... kurang operasional... Hehehe...
untuk mencapai kemekumham yang beralamat di HR Rasuna Said Kav 6-7, Kuningan Jakarta, Kalau anda naik transjakarta, anda bisa mencari rute (koridor) nomor 6 dan turun di GOR Sumantri. sedangkan letak kantor Ditjen AHU itu di bagian belakang kompleks kemetrian (membelakangi jalan rasuna said).
Pengalaman legalisisr di Kementrian Hukum dan HAM yang saya alami bisa dibilang bermacam-macam. saya menilai bahwa sebetulnya pelayanan di kemekumham itu sudah baik dan profesional, namun informasi yang bisa diakses oleh usar (atau calon user) sangat kurang. Misalnya adalah SPECIMEN TANDA TANGAN. Apa itu specimen tanda tangan? speciman tanda tangan adalah contoh dari tanda tangan orang (pejabat) yang menanda tangani akte kelahiran kita. nah loh, kita tahu dari mana coba???
Pengalamanku, ketika aku bawa empat akte kelahiran, (milik sendiri, istri, 2 anak) ternyata 3 dari empat artikel tersbut ada contoh speciman tenda tangannya di kemekumham Jakarta. dan yang ga ada malah punyaku coba... Padahal aku yang mau berangkat duluan hiks...
Akhirnya aku harus balik lagi ke Kantor catatan sipil di jogja dan minta specimen (contoh tanda tangan) pejabat yang menandatangani akte kelahiranku. akhirnya aku dapat contoh form specimen dari kemekumham seperti di bawah ini. Dan baliklah aku ke jogja lagi buat mengulangi proses dari awal.
Form specimen itu nanti yang membuat adalah Kantor Catatan Sipil tempat akte kita dikeluarkan. tujuannya adalah memberikan contoh tanda tangan pejabat yang menandatangani akte kita kepada Kemenkumham. Idealnya kemekumham itu punya contoh semua pejabat yang bekerja di bawah naungan mereka. namun karena mungkin adanya pejabat baru, maka kemekumham belum memiliki contoh specimen tanda tangan tersebut. Sehingga pemohon diharap bisa 'membantu' kemekumham untuk mendapatkan contoh specimen tanda tangan tersebut.
Hal ini (contoh specimen) juga penting untuk legalisir ijazah untuk Universitas non-Negeri dimana Rektor/Pejabat yang menanda tangani ijazah bukan PNS sehingga DepKumHAM ga punya contoh tanda tangannya. Mungkin (logikaku) itu juga berlaku untuk segala macam legalisir yang ada di DepKumHAM. selama orang yang menanda tangani tidak ada di database, maka pemohon harus membawa contoh specimen tanda tangan dari pejabat yang menandatangni dokumen tersebut. Pemberitahuan dari instansi (universitas misalnya) ke kemekumham bisa menyesuaikan form diatas.
Proses pelayanan di kemekumham sudah cukup baik. Antrian sudah menggunakan antrian digital dan pelayanan dibuka tepat jam 08.00. Ini sangat membanggakan dan memudahkan bagi saya. Proses pelayanan juga sangat cepat, ramah dan petugasnya juga cantik CMIW. Asalkan kita datang dengan persyaratan lengkap, maka proses pelayanan tidak sampai 10 menit.
Proses pelayanan diawali dengan pemeriksaan kelengkapan dokumen yang akan kita legalisir. Kelangkapan dokumen tersebut antara lain:
1. Surat Permohonan legalisir (Disediakan petugas dan di isi di tempat)
2. akte kelahiran asli
3. fotokopi akte kelahiran
4. fotokopi KTP
5. Materai 6.000 sejumlah dokumen yang akan dilegalisir.
6. Map (warna bebas).
7. uang 25.000 perdokumen dan 5.000 untuk sekali proses legalisir.
Setelah pemeriksaan sudah lengkap, maka petugas akan meminta kita membayar biaya ke Bank BNI yang ada di dekat loket pelayanan tersebut. untuk membayar ini kita perlu ambil nomor antrian lagi karena beda loket. setelah selesai membayar, maka kita bawa kwitansi bukti pembayaran kepada petugas pelayanan tadi dan akhirnya kita akan mendapat bukti penerimaan dokumen yang nantinya akan kita gunakan untuk mengambil akte/berkas yang akan kita legalisir. Proses legalisir sendiri memakan waktu 2-3 hari. jika beruntuk anda juga bisa mengambil hasil legalisir dalam waktu sehari atau bahkan jika sangat beruntung anda bisa memasukkan berkas pagi dan sore sudah bisa di ambil (pengalaman teman hehehe). namun pada umumnya proses akan diselesaikan dalam 2-3 hari.
Nah, demikian gambaran proses pemgurusan akte kelahiran di kemenkumhan. semoga bisa memberi sedikit gambaran. dan ini adalah contoh hasil legalisir di kemenkumham
Setelah selesai di kemenkumham, proses legalisir selanjutnya adalah di deplu.
Mas saya mau tanya soal spesimen ttd. Kalau pejabat yg ttd akte kita sudah pensiun atau meninggal dunia gimana?
BalasHapusbisa minta spesimen ttd ejabat yang baru. kemudian di bawa ke kemenkumham untuk database mereka. Jika pejabat yang baru tersebut sudah lama menjabat, biasanya tanda tangan beliau sudah ada di data base kemenkumham jadi kita tidak perlu meminta spesimen resmi tanda tangan pejabat pembuat akte kelahiran.
HapusHalo Mas, sorry saya juga punya pertanyaan yang sama. Ingin make sure saja, jadi jika pejabat yg ttd di akta asli saya sudah tidak lagi menjabat, saya harus minta spesimen ttd pejabat yg baru untuk diperlihatkan ke Kemenkumham ya? Terima kasih.
Hapuskalo sudah tidak lagi menjabat, sepertinya (atau harusnya) spesimen tanda tangan dari pejabat tersebut masih tersimpan di database KUMHAM. jadi secara teori ga usah minta lagi.
HapusItu dilegalisir nya di akte yg asli nya atau yg fotokopiannya, soalnya akte aku sudah dilaminating.
BalasHapusAkte asli mba Rina Rahmawati.
HapusGimana akte aku sudah dilaminating, apa bisa yg fotokopi nya ? Apa harus bikin yg baru. Aku udah datang 2 kali ke kantor capil minta spesimen tanda tangan, nah mereka malah minta surat pernyataan dari kemenkumham. Katanya untuk mendapatkan spesimen tanda tangan harus ada surat dari kemenkumham nya. Terus aku udah telpon ke call center kemenkumham katanya gak usah ada surat dari kemenkumham kalo mau minta spesimen tanda tangan ke kantor pencatatan sipil. Tapi si kantor capil ini keukeuh katanya harus ada surat dari kemenkumham. Aku kan rekam percakapan aku sama call center kemenkumham, supaya didenger sama si petugas capilnya. Eh dia malah bilang " Jangan nelpon ke kemenkumham, harus datang langsung ke kantornya" aku kan nelpon dulu ke kemenkumham itu untuk memastikan apa benar harus pake surat pernyataan dari kemenkumham kalo mau minta spesimen tanda tangan. Si petugas capil nya bilang Operator itu gak tau apa" , yah kalo mereka gak tau apa" mereka kan gak mungkin jadi operator yg tugasnya ngasih informasi ke masyarakat. Dan masalahnya itu aku kan gak tinggal di Jakarta, jadi aku gak mau kalo harus bolak balik ke jakarta, belajar dari pengalaman mas sendiri kan harus pulang lagi ke kota nya karena waktu itu gak bawa spesimen tanda tangan. Nah aku tau kalo mau legalisasi akte kelahiran itu harus bawa dulu spesimen tanda tangan karena baca di blog ini, aku mau nya nati kalo udah mau ke jakarta utk ngurus legalisasi akte ini, persyaratan nya harus lengkap dulu biar gak bolak balik. Ini malah jadinya harus bolak balik karena si pegawai capil mita surat dari kemenkumham.
HapusMba rina rahmawati kasus nya sama banget sama aku..capil minta surat dr kemenkumham utk spesimen dan aku tgl di luar kota...pglmn nya mba dulu jadinya gmn? Thanks
BalasHapus